A comunicação eficaz é uma perspectiva que oferece contribuições valiosas para otimizar o feedback. Muito se fala a respeito da importância de manter esse costume internamente nas corporações, mas as empresas têm bons retornos com ele?
Um modo de assegurar a eficiência é se preocupar em transmitir as informações de maneira clara e objetiva. Ao pensar na utilidade dessa relação, neste post falamos um pouco sobre feedback e comunicação eficaz. Acompanhe!
1. O QUE É COMUNICAÇÃO EFICAZ?
É uma visão que busca aprimorar as comunicações, pautada na objetividade e na eficácia. Busca-se com ela observar de que modo estão sendo efetuadas as interações e, a partir disso, potencializar as dinâmicas internas de um grupo de pessoas.
Trata-se de uma perspectiva que também considera os elementos não verbais da comunicação. Há uma preocupação, portanto, com o que está sendo transmitido com a postura corporal, a entonação da voz ou até mesmo o modo de se vestir.
O feedback é um momento permeado pela comunicação. E ele pode ser crucial para o desenvolvimento dos interesses da empresa. Desse modo, é relevante se preocupar com alguns detalhes para que ele ocorra sem empecilhos e atinja os objetivos esperados.
Para além da situação específica do feedback, a comunicação eficaz deve ser exercitada continuamente no ambiente de trabalho. A implementação desses valores é responsabilidade dos departamentos de Recursos Humanos (RH) e de comunicação interna da empresa. Eles devem trabalhar em parceria para que essa cultura exista em todos os níveis da instituição.
2. COMO PLANEJAR UM FEEDBACK ANTECIPADAMENTE?
Não vá conversar com o profissional sem saber exatamente o que deve ser dito no encontro. A preparação é fundamental para garantir a eficácia do feedback. Levante os dados disponíveis e, se necessário, leve suas anotações para consultar com exatidão alguma data ou informação que deva ser transmitida.
Mesmo que conheça o caso em detalhes, não custa verificar os arquivos e estruturar minimamente o que vai dizer na conversa. Portanto, lembre-se também de manter as informações necessárias minimamente organizadas.
3. COMO FACILITAR ESSE MOMENTO PARA O INTERLOCUTOR?
Tenha em mente que essa pode ser uma situação delicada. Muitas pessoas se sentem mal ao serem avaliadas, já que somos educados em uma cultura que não nos prepara para encarar com naturalidade esses processos — que são inerentes a qualquer organização que busca se desenvolver.
Por outro lado, muitos profissionais de RH ainda agem como vilões em suas instituições e ocupam um lugar que impede a equipe de estabelecer relações mais transparentes. Alguns até mesmo atuam assim sem se dar conta ou porque foram ensinados que esse é o modo correto de administrar uma equipe.
Veja, a seguir, duas dicas que podem fazer toda a diferença ao estabelecer um diálogo respeitoso.
3.1. CONSTRUA UM AMBIENTE FAVORÁVEL PARA A CONVERSA
Ambiente aqui deve ser entendido no sentido mais amplo possível. Construa um espaço confortável para o outro, de modo que ele sinta confiança para acolher o que for dito.
Não se esqueça de que a conversa deve acontecer em um lugar reservado e, preferencialmente, sem interrupções. Alguns ambientes de trabalho não têm salas reservadas para esse tipo de atendimento, o que exige que o setor de RH seja criativo para garantir a privacidade.
Vale lembrar que é altamente antiprofissional expor determinadas avaliações entre colegas de equipe. É uma prática que está caindo em desuso, mas que ainda ocorre em algumas organizações como maneira de criar uma competição entre os colaboradores.
3.2. DÊ ESPAÇO PARA QUE O OUTRO TAMBÉM FALE
Apesar de ser sua função, é possível que o funcionário também precise se expressar. É a chance dele de colher mais dados para sua intervenção e, às vezes, compreender algo que tinha lhe escapado anteriormente.
De qualquer forma, é respeitoso dar espaço para aquele com quem se dialoga. Portanto, certifique-se de não monopolizar a palavra.
4. COMO MANTER O EQUILÍBRIO EMOCIONAL NO MOMENTO DO FEEDBACK?
Por se tratar de uma tarefa tão delicada, é natural que seja difícil executá-la. Um modo objetivo de amenizar esses efeitos é se apropriar com segurança do que deve ser transmitido. Tenha clareza dos pontos centrais da avaliação e, no momento do diálogo, se esforce para nomeá-los sem rodeios.
É importante também que haja um distanciamento entre o aspecto pessoal e a prática. Isso não quer dizer que é preciso ser apático ou não se importar com os problemas do colaborador. Ainda assim, é necessário ter um distanciamento até mesmo para poder abordar os assuntos de forma coerente e ética.
A natureza dessa ocupação traz consigo certos dilemas, já que é preciso administrar os interesses de dois pólos distintos: o do profissional e o da instituição que representa. Ainda assim, sua ocupação é gerenciá-los de modo satisfatório para ambas as partes.
Quem trabalha no RH deve continuamente exercer esse equilíbrio. Ele deve ser construído entre uma preocupação genuína com as demandas e o desenvolvimento de cada funcionário e as necessidades gerais do contexto de trabalho.
5. COMO IR DIRETO AO PONTO SEM PARECER AGRESSIVO?
Um dos valores centrais da comunicação eficaz é sua eficiência. Ela deve ser direta e objetiva, de modo que o outro compreenda realmente o que deve ser absorvido. Porém, alguns gestores confundem isso com um modo agressivo de se comunicar, o que causa um efeito contrário ao esperado.
Lembre-se de que é possível ser cordial e ao mesmo tempo direto. Se notar que os feedbacks causam frustração e deixam os interlocutores tensos, talvez seja preciso reconsiderar sua conduta nesses momentos.
Por outro lado, certos profissionais se apoiam em um excesso de entusiasmo e amabilidade como forma de amenizar o que é dito. Também não aja dessa maneira, pois pode correr o risco de soar falso e desonesto.
6. É PRECISO SEMPRE ABORDAR PONTOS POSITIVOS E NEGATIVOS?
As fórmulas tradicionais para a elaboração de feedbacks propõem que haja um balanceamento entre as contribuições positivas e negativas do profissional para a organização. De fato, essa estratégia funciona em muitas situações.
Entretanto, se o momento exigir apenas críticas, não procure encontrar um contraponto positivo ao que vai ser dito apenas para se enquadrar nesse padrão. Agir desse modo é ir contra os princípios da comunicação eficaz, que prioriza que seja dito o que realmente interessa ao interlocutor.
Quando for a hora de dar um feedback estritamente negativo para alguém, é errado maquiá-lo com comentários positivos sobre o desempenho do funcionário. Ainda assim, as críticas devem sempre vir acompanhadas de orientações para que ele consiga superar as dificuldades
Além de uma avaliação pura, o feedback cumpre a função de desenvolver as capacidades do colaborador a partir de um olhar externo sobre ele mesmo. Mais do que uma prática institucional obrigatória, ele é uma ferramenta eficaz, de baixo custo e que pode mudar os rumos da produtividade na empresa.
Existe hoje uma consciência maior da importância desse tipo de retorno no contexto de trabalho. Entretanto, muitas empresas o fazem de modo precário ou inconstante. Faça a diferença em sua equipe: leve esses conhecimentos sobre feedback e comunicação eficaz para todos.
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